ADOPTION & IN-HOUSE
AIを、使い続けられる仕組みにする。
導入した直後がいちばん使われて、そのあと静かに使われなくなる。AIツールに限らず、社内に入れた仕組みにはよくあることです。
アルネッツは、業務システムを作り、運用し、改修してきた立場から、入れたAIの仕組みを社内で回せる状態にするところまでを支援します。
ここでいう内製化は、文書の更新、設定調整、問い合わせ対応など、日々の運用を社内で担うための支援です。
WHAT'S HAPPENING
入れたAIが、そのうち使われなくなる
利用が続かない背景として、まず次のような状態を確認します。
- 01どこまで使っていいのか分からない社外に出してはいけない情報の扱い、業務での使いどころ、承認が必要な範囲。ルールが決まっていないと、慎重な人ほど使わなくなります。
- 02自分の業務との結びつきが見えない説明会で機能の一覧を聞いても、明日の自分の作業がどう変わるかは分かりません。自分の仕事で試した経験がないまま終わります。
- 03内容が古くなっても、誰も直さない参照している規程やマニュアルが更新されても反映されない。一度「答えが古い」と分かると、現場は使うのをやめます。
改善に向けて、導入後の担当と手順を具体的にします。使われなくなった段階や、利用状況が分からない段階からも相談できます。
導入したAIの仕組みを、社内で回せる状態にするまでを支援します。ここでいう内製化は、参照する文書の更新、設定の調整、利用者からの質問対応といった日々の運用から社内で扱い、直したいときに自分たちで直せる範囲を広げていくことです。活用ルール、現場向けトレーニング、運用の引き渡し、利用状況の可視化と効果の確認が中心です。
導入そのものや既存システムとの連携については、AI導入・業務実装支援および既存システムへのAI連携をご覧ください。これから導入する段階で、運用開始後に誰が何を担当するかまで含めて相談する場合も、同じ窓口で受けます。
AFTER LAUNCH
AIを入れた後、誰が何を担当するか
運用で検討する主な作業は、次の5つです。現在の体制やご希望をうかがい、社内で扱う作業と外部へ依頼する作業を一緒に整理します。
図は左右にスクロールしてご覧ください。
- 01
参照する文書やデータの更新
規程もマニュアルも製品情報も更新されます。更新した内容を、いつ、誰が、どうやって反映するのか。手作業にするか、自動で取り込むか。
ここが止まると、仕組み全体が古くなります回答に使う情報を最新に保つため、更新の担当と手順を決めておきます。
- 02
設定やしきい値の調整
参照する範囲を広げる、通知の条件（しきい値＝あらかじめ決めた値）を変える、判定の基準を見直す、利用者の追加や異動に合わせて権限を変える。運用中に必要になることがある調整です。
どこまでを社内の操作で変えられるようにするかを決め、変えたときに何が起きるかも、あわせて共有します。
- 03
人が確認する範囲の見直し
人が確認する範囲は、業務への影響と評価結果を踏まえて見直します。確認を減らす条件と承認者を決め、誤りが増えた場合や業務条件が変わった場合に、確認範囲を戻す手順も残します。
この判断を誰がするのか、変更の記録をどこに残すのかを決めておきます。
- 04
使い方の質問を受ける窓口
「思ったような答えが返らない」「これは使っていいのか」。こうした質問を社内の誰が受けるかが決まっていないと、そこで利用が止まります。
一次対応の範囲と、開発側へ回す線引きを決めておきます。
- 05
AIサービスの更新への対応
利用するAIサービスには更新や提供終了があり、同じ設定でも回答が変わる場合があります。モデルの版を指定できる場合は、提供元のサポート期間や変更条件を確認し、可能な範囲で版を固定します。更新や提供終了に備え、確認項目と切り替え手順を決めておきます。
確認用の質問と、想定する回答を一式残しておき、変更があったときに確かめ直せるようにします。この確認を社内でできるようにしておくことで、変更のたびに外部へ依頼する場面を減らすことを狙います。
USE CASES
AI定着で変わる業務
業務の変化と役割分担の例です。実際の分担はお客様と相談して決めます。特定のお客様の事例をもとにしたものではありません。
参照する規程・マニュアルの更新
いま規程が改訂されても、AIが参照する文書は古いまま。誰が差し替えるかが決まっていない。変わること更新の担当と手順が決まり、改訂に合わせてAIの参照先も切り替わる。社内で担当／外部に依頼社内：文書の差し替えと確認外部：参照の仕組みそのものの変更使い方の質問への対応
いま「この情報は入れていいのか」「答えが違う」が担当者個人に集まり、返答がばらつく。変わること活用ルールと一次対応の窓口が決まり、同じ基準で答えられる。判断が難しいものだけ開発側へ回す。社内で担当／外部に依頼社内：一次対応と記録外部：社内で変更できない設定や、仕組みの改修が必要な問い合わせ利用状況の確認
いま使われているかどうかが分からず、続けるか広げるかを決められない。変わること部署や機能ごとの利用状況を定期的に見て、使われていない理由を確かめてから対象を広げる。社内で担当／外部に依頼社内：確認と判断外部：記録を取る仕組みの追加
WHAT WE COVER
AI定着・内製化支援の内容
導入した仕組みを社内で活用するために、次の4つを中心に、状況に合う支援をご提案します。
図は左右にスクロールしてご覧ください。
- 01
活用ルールづくり
扱ってよい情報の範囲、確認が必要な業務、記録の残し方、相談先。AI利用のガバナンスにあたる部分を、現場が迷わずに使える形で整理します。
禁止事項を並べるだけにはしません。「この業務ではここまで使える」という書き方にすることで、使ってよい範囲が分かるようにします。
- 02
現場向けトレーニング
導入した仕組みと、その部署の業務を題材にします。一般的なAIの解説ではなく、目の前の画面と自分の作業を使って進めます。
対象部署ごとに内容が変わるため、事前に業務内容を確認したうえで組み立てます。説明を聞くだけでなく、手を動かしながら進めるハンズオン形式でも実施できます。
- 03
運用の引き渡し
「AIを入れた後、誰が何を担当するか」で挙げた5つのうち、どこまでを社内で扱うかを決め、その範囲の手順を引き渡します。
設定の意図と、問題の切り分けも共有する
仕組みを引き渡すとき、渡せるのは操作方法だけではありません。
- なぜその設定にしたのか。 社内で変更できる設定と、開発側への確認が必要な設定を分けます。変更が結果や利用者に与える影響と、変更後に確かめる項目も共有します。
- 思った答えが返らないとき、どこを見ればよいか。 参照した文書が違うのか、質問の書き方なのか、設定なのか。切り分けの順序を共有します。
- どこからが開発の依頼か。 設定の変更で済むのか、作り直しが要るのか。その判断の目安を共有します。
設計や改修の知見をもとに、実際の画面と設定を見ながら共有します。社内で変更できる範囲は、構成・権限と担当者の体制に合わせて決めます。
- 04
利用状況の可視化と効果の確認
誰がどの機能をどれくらい使っているか、どの部署で使われていないか。利用状況を確認できる形にします。利用の記録が取れていない仕組みの場合は、記録を残す仕組みの追加から検討します。
そのうえで、導入前に決めた指標と照らして効果を確認します。指標が決まっていない場合は、設定するところから行います。
HOW IT WORKS
社内で扱える範囲を広げていく
ここでいうAIの内製化とは、参照する文書の更新、設定の調整、利用者からの質問対応といった日々の運用を、社内の担当者が扱える状態にすることです。ある日を境に切り替わるものではなく、扱える範囲を少しずつ広げていく形になります。
- 仕組みと運用を一緒に確認する導入済みの場合は、構成と現在の運用を社内の担当者と確認します。新しく構築する場合は、設計の考え方と構成を選んだ理由を共有します。
- 運用を渡す参照する文書の更新、設定の調整、利用者からの問い合わせ対応を社内で担当できる状態を目指し、手順と判断基準を文書に残します。
- 改善を回す要望を集め、優先順位を決め、直すまでの流れを社内で回せるようにします。判断が難しい部分や、影響範囲が大きい変更は、必要になった時点でアルネッツに依頼できます。どこまでを社内で持ち、どこからを依頼にするかの線は、「運用を渡す」の段階で文書に残します。
社内で扱う部分と外部に任せる部分を決めたうえで、社内側を少しずつ広げていきます。
「改善を回す」で社内に渡す流れは、次の確認を定期的に行うことで成り立ちます。
- 使われていない部署や機能の理由を確認する
- 実際に入力された内容と、返した結果を見て、参照範囲や設定を調整する（入力内容を誰が見られるかは、活用ルールの中で先に決めておく）
- うまくいった使い方を、部署をまたいで共有する
- 指標と照らして、続けるか広げるかを判断する
指標は、作業時間だけで見るとは限りません。判断のばらつきが減ったか、手順が標準化されたか、担当が代わっても同じように進められるか、記録が残るようになったか。業務によって、見るべき指標が変わります。
この流れを社内で回せるように支援するところまでが、定着支援の範囲です。
図は左右にスクロールしてご覧ください。
SMALL START
小さく始めるときの目安
例えば1部門・20名程度を対象に、活用ルールとトレーニングを整えて試行します。人数や対象業務は、社内の体制に合わせて決めます。
準備後の試行は1〜2か月程度を一つの目安とし、利用頻度と確認したい運用項目に合わせて期間を決めます。すでに運用中の場合は、使われていない理由の確認から入り、対象を広げるか、改善するかを判断します。
FIRST MEETING
初回のご相談で確認すること
資料や要件が揃っていなくても相談できます。分かる範囲でお聞かせください。
- 導入済み、または導入予定のAIツールや仕組み
- 対象になる部署と、想定している利用者の人数
- 現在の利用状況（分かる範囲で）
- 参照しているデータや文書と、その更新の頻度
- 社内で担当できそうな人の有無と、その業務範囲
- 社内のIT関連ルールや、情報の取り扱い方針
- 導入時に設定した目標や指標があれば、その内容
うかがった内容をもとに、「AIを入れた後、誰が何を担当するか」の5つのうち、どれが決まっていないかを確認し、どこから決めるかをお話しします。
支援の範囲や進め方は、業務と現在の構成をうかがい、お客様と相談しながら具体化します。期間・費用・お渡しする資料、運用時の役割分担も、その内容に合わせてご案内します。
初回は業務や課題の概要をお聞かせください。機密情報や個人情報を含む資料は、共有できる範囲と取り扱い条件を確認してからお預かりします。
FAQ
よくある質問
Q他社が構築・導入したAIの仕組みでも、定着支援を依頼できますか。
他社が構築した仕組みでも対応しています。導入した仕組みの構成と現在の利用状況を確認したうえで、支援できる範囲を整理します。アルネッツが構築した仕組みでは、設計の意図も共有しながら、社内で扱う範囲を検討できます。引き渡す手順や設定、外部へ依頼する作業は、仕組みの構成と社内の体制に合わせて決めます。構成の詳細が分からない場合は、現状の確認から始めます。仕組みそのものの改修は、進行中のAI・DXプロジェクト支援で受けています。
Q社内に技術の担当者がいなくても、AIの運用を社内で回せますか。
すべてを社内で担当することを前提にはしていません。まず社内で扱える範囲を決め、そこから広げていく形を提案します。参照する文書の更新や設定の調整までを社内で担い、仕組みの変更が必要な部分は外部に任せる形も想定しています。
Q生成AIやAIツールの社内トレーニングだけを依頼できますか。
トレーニングのみのご相談も受けています。導入した仕組みと、その部署の業務を題材にする形で組み立てるため、対象となる仕組みの確認から始めます。
QAI導入の効果は、どのように測りますか。
対象業務によって指標が変わります。作業にかかっていた時間、対応件数、問い合わせの内容に加えて、判断のばらつきや記録の残り方を見ることもあります。導入前の状態を確認したうえで、比較できる指標を決めます。指標の設定段階から一緒に進めます。
QAIサービスの更新で回答が変わったとき、どう対応すればよいですか。
まず、どの質問で答えがどう変わったかを確かめます。そのうえで、確認用の質問と想定する回答を一式残し、次に変更があったときに確かめ直せるようにします。すでに運用中の仕組みにも、この確認の仕組みを後から用意できます。