Plan
イベントとセッションを組み立てる
開催形式、トラック、セッション、登壇者、会場、公開期間を整理します。 参加者が目的のセッションを選び、迷わず参加できる導線へつなぎます。
イベント配信運営とは
イベント配信運営は、主催者、運営会社、事務局が、複数セッションを持つオンライン・ハイブリッドイベントの準備から当日、終了後までを管理するための仕組みです。 イベントサイト、申込、会場受付、配信、出展者対応、参加者とのやり取り、利用記録が分かれている場合に、それぞれの役割と連携範囲を整理します。
Operate
当日の配信と進行を確認する
セッションごとの配信状態、登壇準備、進行、会場とオンラインの参加状況を確認します。 予定変更や配信停止など、例外が起きた場合の連絡と切替手順も整えます。
Follow
参加記録を終了後の運用へつなぐ
申込、受付、視聴、アンケート、資料閲覧など、取得できる記録を整理します。 アーカイブ公開、参加者への案内、出展者・スポンサー向けの確認へつなぎます。
主な用途
複数セッション、会場とオンラインの併用、出展者・スポンサー対応など、単一の配信画面だけでは管理しにくいイベントで利用します。 開催形式、参加者区分、運営体制、利用する配信環境に合わせて、必要な管理画面と連携機能を構成します。
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オンラインカンファレンス 複数の講演やセッションを並行して配信し、参加者ごとの視聴導線を整えます。 -
ハイブリッドイベント 会場受付とオンライン参加を分けて管理し、共通のイベント情報へつなぎます。 -
ユーザーカンファレンス・周年イベント 顧客や利用者向けの講演、交流、資料提供を一つの参加導線にまとめます。 -
バーチャル展示・出展者イベント 出展者情報、ブース、講演、資料、問い合わせ導線をイベント内で管理します。 -
パートナー・販売店向けイベント 対象者を限定したセッションや資料を提供し、参加状況を次の案内へつなぎます。 -
会員向けライブイベント 会員区分や申込状態を確認し、対象者へライブと関連情報を案内します。 -
イベント後のアーカイブ・フォロー 録画、資料、アンケート、参加記録を整理し、対象者ごとの終了後導線を作ります。
準備・当日・終了後をつなぐ機能構成
イベント配信運営では、イベントとセッションを中心に、申込、参加者、会場受付、配信、出展者、利用記録の管理範囲を決めます。 既存のイベントサイトや配信基盤、会員・顧客管理を確認し、利用できる機能を活かしながら不足する業務と連携部分を組み合わせます。
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イベント配信運営
イベント、セッション、参加者、配信、会場、出展者の状態を一つの運用として管理します。
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イベント・セッション管理
開催形式、トラック、セッション、登壇者、会場、公開期間を管理します。 -
申込・参加者・チェックイン連携
申込区分、定員、参加状態、会場受付、オンライン参加の情報をつなぎます。 -
配信・進行状態管理
利用する配信環境と連携し、セッションごとの準備、配信、終了、例外の状態を確認します。 -
参加導線・双方向連携
アジェンダ、参加ページ、チャット、質問、アンケートなどをイベント導線へまとめます。 -
出展者・スポンサー管理
出展情報、ブース、資料、担当者、確認項目をイベントと結びつけます。 -
利用記録・アーカイブ・フォロー連携
取得できる受付・視聴・資料閲覧・回答記録を整理し、終了後の公開と案内へつなぎます。
ALNETZ DESIGN POLICY
複数の運営担当者が同じ状態を確認できる設計
ALNETZでは、主催者、運営会社、事務局、配信担当、会場担当、出展者などが利用する管理画面と連携機能を、現在の運営体制と利用中のシステムに合わせて設計・開発します。 当日の配信や進行そのものと管理システムの役割を分け、予定変更、登壇準備の遅れ、配信停止、受付の混雑、外部連携の失敗が起きた場合も、担当者が状況と対応手順を確認できる運用導線を整えます。
- 運営体制から必要な画面を決める 主催者、事務局、配信、会場、出展者ごとに、確認・変更できる情報を分けます。
- 配信基盤と運営画面の役割を分ける 映像を配信する仕組みと、イベント・参加者・進行を管理する仕組みの責務を整理します。
- セッション単位で状態をそろえる 準備中、公開中、配信中、終了、アーカイブなど、担当者が共通して確認する状態を決めます。
- 会場とオンラインの参加情報をつなぐ 申込、会場受付、オンライン参加を照合し、同一人物や重複の扱いを整理します。
- 当日の例外対応を設計する 予定変更、配信停止、登壇者変更、受付混雑など、想定する例外と連絡・切替手順を用意します。
- 個人情報・同意・通知を分けて管理する 利用目的、提供先、メール案内の同意、配信停止、操作記録を確認できる形にします。
導入・追加前に確認するポイント
イベント配信運営を新しく整える場合や、既存のイベントサイト・配信環境へ追加する場合は、開催形式、セッション数、参加者区分、運営担当者、外部サービスの役割を確認します。 通常の参加導線だけでなく、当日の変更、配信や受付の障害、出展者対応、終了後のデータ利用まで含めて運用方法を整理します。
- 開催形式・規模・セッション構成
- オンライン・会場・ハイブリッドの別、想定参加規模、トラック、セッション、開催期間を整理します。
- 参加者区分・申込・受付
- 一般、招待、会員、関係者などの区分と、申込条件、定員、会場受付、オンライン参加の流れを確認します。
- 配信環境・同時視聴・会場設備
- 利用する配信サービス、映像制作、同時視聴の想定、ネットワーク、会場設備、バックアップの役割を確認します。
- 運営担当者・権限・当日体制
- 主催者、事務局、配信、会場、出展者の担当範囲と、管理画面の閲覧・変更権限、リハーサル、当日の連絡方法を決めます。
- 出展者・スポンサー・情報提供
- 出展情報、資料、問い合わせ、参加者情報の提供範囲を整理し、第三者提供に該当する場合の説明・同意・記録は事業者の専門担当者と確認します。
- 案内メール・同意・配信停止
- 参加案内、リマインド、終了後案内の送信目的と対象を分け、広告・宣伝を含む場合の同意と配信停止方法は適用される法令・ガイドラインを確認します。
- 利用記録・外部連携・保存期間
- 申込、受付、視聴、資料閲覧、回答など取得できる記録と、会員・顧客管理への連携項目、利用目的、保存期間を決めます。
- 障害・変更・終了後の運用
- 配信停止、予定変更、連携失敗、重複受付時の確認・再処理と、録画、資料、問い合わせを終了後に扱う方法を整理します。
よくある質問
既存のイベントサイトや会員ポータルへ追加できますか？
現在のイベント情報、会員・顧客情報、認証、申込、配信環境を確認し、既存機能を活かす範囲と追加する業務を整理します。改修・連携方法は、各システムの仕様と現在の運用に応じて検討します。
複数セッションやハイブリッドイベントも相談できますか？
トラック、セッション、会場、オンライン配信の関係を確認し、参加者導線と担当者が確認する状態を設計します。同時視聴や会場設備は、利用する配信・会場環境を含めて整理します。
当日の配信や進行そのものを代行するサービスですか？
本ページで扱うのは、主催者、運営会社、事務局が利用する管理画面や連携機能の設計・開発です。当日の配信・進行を担う体制や利用する配信事業者を確認し、システムと運営担当者の役割分担を整理します。
利用中のライブ配信サービスと連携できますか？
配信サービスから取得・変更できる情報、認証方法、視聴ページへの組み込み方法を確認し、イベント側で管理する範囲を検討します。利用できる連携方法は各サービスの仕様によって異なります。
出展者やスポンサー向けの管理画面も作れますか？
出展情報、担当者、ブース、提出物、資料、確認状況など、イベントごとに必要な項目と権限を整理します。参加者情報を提供する場合は、対象項目、利用目的、説明・同意・記録の方法も確認します。
イベント後のアーカイブや参加者フォローも管理できますか？
録画、資料、アンケート、申込・受付・視聴記録を確認し、対象者と公開期間、案内方法を整理します。取得できる記録と利用目的は、配信環境と運営方針に合わせて決めます。
CONTACT
イベントの準備・当日・終了後を、一つの運用としてつなぐ
開催形式、セッション、参加者、配信、会場、出展者の運用を確認し、担当者が継続して管理できる仕組みを設計・開発します。 既存のイベントサイト、会員・顧客ポータル、申込、配信環境を活かしながら、不足する機能と連携部分を整理します。 セッション構成や運営体制がまだ固まっていない段階でも、現在のイベント運営と利用中のシステムを確認しながら相談内容を整理します。
イベント配信運営の構築を相談する- 既存システムへの機能追加 イベントサイトやポータルへ、セッション管理、参加導線、運営画面などを必要な範囲で追加します。
- 既存機能の見直し・再構築 現在のイベント運営を確認し、担当者の役割、配信連携、当日の例外対応、終了後の運用を見直します。
- 新規サービス・システムの立ち上げ 準備から当日、アーカイブ、参加者フォローまで、イベント全体の運用を見据えて設計します。