Workflow
募集から出展準備までの進行をつなぐ
申込、確認、契約、ブース設定、提出物など、出展までに必要な工程と期限を整理します。 主催者と出展者が同じ進行状況を確認できる流れを設計します。
出展者管理とは
出展者管理は、展示会やイベントに参加する出展企業の募集から出展準備、会期中の対応、会期後の情報提供までを一つの運用としてつなぐ仕組みです。 企業・担当者情報、申込・契約状況、ブース情報、提出物、案内履歴、獲得したリードなどを出展者ごとに整理し、主催者と出展者が確認・更新する範囲を分けます。 ALNETZは、現在の展示会運営と既存システムを確認し、必要な出展者ポータル、管理画面、データ連携、権限、通知、集計機能を設計・開発します。
Portal
出展者ごとの情報とやり取りを整理する
企業情報、担当者、ブース、提出物、連絡履歴を出展者単位でまとめます。 出展者が更新する情報と、主催者が確認・承認する情報を分けて管理します。
Lead
獲得情報と提供条件を運用へ組み込む
会期中に取得する情報と、出展者へ提供するデータの範囲を整理します。 来場者への説明や同意、提供方法、出展者ごとの閲覧範囲を確認して構成します。
出展者管理の主な用途
出展者管理は、会期前の準備から会期中・会期後まで、主催者と出展企業の継続的なやり取りを扱う場面で利用します。 開催形式、出展区分、契約・請求の方法、提出物、リードの取り扱いに合わせて、必要な管理と連携の範囲を構成します。
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展示会・見本市の出展者事務局 募集、申込、契約、ブース、提出物、案内を出展企業ごとに管理します。 -
オンライン・ハイブリッド展示 会場のブース情報とオンライン掲載情報、画像、動画、資料の準備をつなぎます。 -
スポンサー・協賛企業管理 協賛区分ごとの掲載枠、提供物、ロゴ、告知素材、期限を整理します。 -
商談会・マッチングイベント 出展企業の情報、対応担当者、面談希望、商談枠との連携範囲を整理します。 -
複数会場・巡回型イベント 共通の企業情報を活かしながら、会場・日程ごとの出展内容と進行を管理します。 -
国際展示会・多言語運用 出展情報の言語、地域ごとの担当、提出物、案内経路を運用に合わせて整理します。 -
通年型パートナーポータル 単発イベントに限らず、企業情報、資料、案内、活動履歴を継続的に管理します。
目的に合わせて構成する出展者管理
出展者管理では、イベントの開催形式、出展区分、主催者と出展者の担当範囲、既存の申込・請求・展示システムを確認し、必要な機能を選びます。 出展者情報を軸に、申込、契約、ブース、提出物、案内、会期中の対応、会期後のデータ提供をつなぐ範囲を整理します。
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出展者管理
出展企業と担当者の情報を軸に、申込から出展準備、会期中の対応、会期後の情報提供までを一つの運用として管理します。
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出展募集・審査
募集区分、申込内容、確認・差し戻し、承認状況を管理します。 -
出展者・担当者情報
企業情報、担当者、連絡先、参加スタッフを出展者単位で整理します。 -
契約・請求連携
出展料、小間、追加オプション、契約・請求・支払状況との連携範囲を構成します。 -
ブース・掲載情報
会場ブース、オンライン掲載、企業紹介、画像・動画・資料を管理します。 -
提出物・進行管理
提出項目、形式、期限、確認、修正依頼、承認の流れを管理します。 -
出展者向け案内
対象者と時期に合わせて、一斉案内、個別連絡、リマインドを行う範囲を整理します。 -
リード管理・提供
会期中に取得する情報と、出展者へ提供するデータ、方法、期間を管理します。 -
権限・ログ・レポート
主催者・委託先・出展者の操作範囲、変更履歴、集計・出力を構成します。
ALNETZ DESIGN POLICY
主催者と出展者の業務を、無理なくつなぐ設計
ALNETZでは、出展者管理を単独の入力フォームや企業台帳としてではなく、主催者と出展者が会期前から会期後まで情報を受け渡す運用として設計します。 現在の事務局業務、契約・請求、展示ページ、来場者情報の管理方法を確認し、出展者ポータルで扱う範囲と、既存システムを活かす範囲を整理します。
- 主催者と出展者の担当範囲を分ける 出展者が更新する情報、主催者が確認する情報、委託先が扱う業務を整理します。
- 共通情報と開催別情報を分ける 企業・担当者の共通情報と、会場・日程・ブースごとの情報を分けて管理します。
- 提出・確認・差し戻しを流れにする 提出物の形式、期限、確認担当、修正依頼、承認を進行状況とつなぎます。
- 権限と閲覧範囲を業務に合わせる 主催者、委託先、出展者の役割に応じて、閲覧・更新・出力の範囲を設計します。
- リードの取得・提供条件を整理する 取得方法、来場者への説明、提供項目、提供先、期間、記録方法を事前に確認します。
- 次回開催や通年運用を見据える 過去情報の引き継ぎ、出展区分の変更、複数イベントへの展開を想定して構成します。
導入・追加前に確認するポイント
出展者管理を新たに導入する場合も、既存の展示会システムへ追加・再構築する場合も、対象となる出展者、開催形式、主催者と出展者の担当範囲、利用中のシステムを先に確認します。 出展準備だけでなく、契約・請求、提出物、権限、リード提供、開催後のデータ管理まで含めて必要な範囲を整理します。
- 管理する出展者と開催単位
- 出展企業、スポンサー、協賛企業、共同出展者などの対象と、イベント・会場・日程の管理単位を整理します。
- 申込・契約・請求の分担
- 既存の申込、販売、契約、請求、決済システムを利用する範囲と、出展者管理へ連携する情報を確認します。
- 企業・ブース・掲載情報
- 企業情報、担当者、ブース、出展カテゴリ、オンライン掲載、画像・動画・資料の項目と更新方法を決めます。
- 提出物・確認・承認
- 提出物の種類、形式、容量、期限、確認担当、差し戻し、承認、保存期間を整理します。
- 利用者・権限・委託先
- 主催者、運営委託先、出展企業、共同担当者ごとの閲覧・更新・出力範囲と操作履歴を確認します。
- リードと個人情報の取り扱い
- 取得方法、利用目的、来場者への説明、提供先、提供項目、提供方法、保存期間を整理します。
- 外部システム・データ連携
- 来場者管理、デジタル展示、メール配信、ファイル保管などとの連携可否と取得可能なデータを確認します。
- 利用規模・繁忙期・運用後の変更
- 出展者数、担当者数、提出の集中時期、会期中の利用、次回開催時の項目・区分・権限変更を想定します。
よくある質問
既存の展示会システムへ出展者管理を追加する場合、どのように進めますか？
現在の申込、企業情報、ブース、提出物、案内、来場者情報の管理方法を確認します。既存機能を活かす範囲と、出展者ポータルや横断管理を追加する範囲を整理します。
出展者ポータルでは、どの業務を扱いますか？
企業・担当者情報、ブース、提出物、案内、期限、対応状況などから、出展者が確認・更新する項目を選びます。主催者の確認・承認や問い合わせ対応との流れもあわせて整理します。
申込・契約・請求との連携は、どのように考えますか？
利用中の申込、販売、契約、請求、決済システムと管理する情報を確認します。出展区分、金額、契約・支払状況など、出展準備に必要な情報を連携する範囲を設計します。
来場者リードを出展者へ提供する場合、何を確認しますか？
取得方法、利用目的、来場者への説明や同意、提供先、提供項目、方法、期間を確認します。取得可能なデータと運用条件に合わせて、出展者ごとの閲覧・出力範囲を整理します。
出展企業や運営委託先の権限は、どのように構成しますか？
主催者、委託先、出展企業、共同担当者の役割を確認し、企業・イベント・業務ごとに閲覧、更新、承認、出力の範囲を整理します。必要な操作履歴と管理方法もあわせて設計します。
新しい展示会サービスの立ち上げは、どの段階から検討しますか？
出展者の種類、募集方法、開催形式、主催者と出展者の業務、既存サービスの利用方針を整理する段階から検討します。必要な画面、データ、連携、権限、運用体制を段階的に具体化します。
CONTACT
出展者とのやり取りを、準備から会期後までつながる運用へ
出展募集、企業・担当者管理、契約・請求連携、ブース・提出物、案内、リード提供まで、出展者に関わる業務を一つの流れとして整理します。 現在の展示会システムや事務局運用を確認し、必要なポータル、管理画面、データ連携、権限、通知、ログを設計・開発します。
出展者管理の追加・見直しを相談する- 既存システムへの機能追加 現在の展示会システムへ、出展者ポータル、提出物、案内、権限、リード管理などを追加します。
- 既存機能の見直し・再構築 分散した企業情報、提出物、連絡、担当範囲、データ連携を見直し、出展者運用を再設計します。
- 新規サービス・システムの立ち上げ 募集から出展準備、会期中の対応、会期後のデータ提供までを見据えて構成します。