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取引先から預かった資料、会社のAIなら入力してよい？
道具の利用許可は、その資料を入力する許可にもなるか。
取引先から届いた設計書を、会社が契約したAIで要約して会議資料にしたい。個人向けの無料サービスではなく、社内で利用を認められた環境だ。そこで「会社のAIだから入力できる」と考えやすい。
だが、会社が確認したのは、サービス、契約プラン、設定、利用者などの条件である。取引先がその設計書を渡した目的や、複製・分析・外部サービスでの処理まで認めたかは、別の約束で決まる。道具の社内承認が、預かった情報の利用許可を生むわけではない。
取引先資料をAIへ入力できるかは、受領目的と契約上の利用範囲から決める。会社がAIを許可しているという事実だけでは判断しない。
まず、資料を受け取った目的へ戻る
取引先資料には、見積のための仕様、共同開発の設計、保守で受け取った設定、監査用の証拠、営業提案の参考などがある。同じ「業務で受け取った資料」でも、相手が認めた利用目的は異なる。
最初に、資料を受け取った経緯と最新版を確認する。基本契約、個別契約、秘密保持契約、発注書、メール、データルームの利用条件、資料上の表示を探す。確認するのは「秘密」という文字の有無だけではない。
- 何の目的で受け取ったか
- 社内の誰が利用できるか
- 複製、変換、分析、要約をどこまで認めているか
- 外部のサービスや委託先を使えるか。条件や事前通知はあるか
- 成果物や派生した情報を誰が使えるか
- 保存期間、返却、削除、事故時の通知はどう決められているか
契約に「業務遂行に必要な範囲」とあっても、その文言だけでAI入力を含むと担当者が決めない。AIサービスの提供者や再委託先が処理へ関わるか、入力が保存・学習等に使われるかを確認し、契約担当が相手との約束に照らして判断できる材料をそろえる。
社内で使える道具と、使ってよい材料を分ける
社内承認されたAIは、会社が一定の利用条件を確認し、利用者へ提供しているサービスである。それでも、入力できる資料の範囲は、情報の出所と約束によって変わる。自社が作成した公開資料、顧客から見積目的で受け取った非公開仕様、共同開発先の設計図を同じ許可で扱わない。
二つの確認票を分けると判断しやすい。一つはサービスの確認で、保存、学習等への利用、再委託、アクセス、削除、ログなどを見る。もう一つは資料の確認で、権利者、受領目的、契約上の利用範囲、外部処理の可否、返却・削除を扱う。両方が今回の使い方を許す範囲だけ入力する。
経済産業省のAIの利用・開発に関する契約チェックリスト は、AIサービスの利用者が提供するインプットについて、対象、利用目的、利用条件、外部提供、処理成果などを契約で確認する観点を示している。公表は2025年2月18日で、同月20日に図の誤りを修正した資料へ差し替えられている。利用時は差替え後の現行資料を参照する。
このチェックリストは、個別の取引先契約を解釈してくれる文書ではない。「学習に使われない」サービスでも、相手から預かった資料を外部処理へ出すことが契約上許されるとは限らない。反対に、AIという名称だけで、すべての入力が禁止されるとも決められない。約束と実際の情報経路を合わせて判断する。
サービス側の条件が良いことと、資料側の許可があることの両方を確認し、片方の承認で片方を代用しない。
営業秘密かどうかを、入力の一回で断定しない
経済産業省の営業秘密に関する案内 は、不正競争防止法上の営業秘密について、有用性、秘密管理性、非公知性という三つの要件を示し、2025年3月改訂の営業秘密管理指針などを公開している。
この資料を根拠に、「AIへ一度入力した瞬間に営業秘密でなくなる」と一律に書くことはできない。どの情報が誰にどの条件で扱われ、秘密としてどのように管理されていたかなど、具体的な事実に基づく判断が必要である。また、法令上の営業秘密に該当するかという問いと、契約上の秘密保持義務に違反しないかという問いも同じではない。
現場で必要なのは、入力後の法的効果を推測することではない。資料に機密表示がない、営業秘密の三要件を自分では確認できない、といった理由で自由に使わず、受領条件へ戻す。営業秘密に当たるか不明でも、秘密保持契約や利用目的の制限、自社の情報管理ルールに従う必要があり得る。
判断が難しい資料は、原文をAIへ貼る前に相談する。営業・調達など取引先との窓口、契約担当、法務、情報管理、業務責任者のうち、受領経緯と今回の利用を判断できる人へつなぐ。
契約の解釈をAIへ尋ねるために、その秘密保持契約や設計書を未確認のサービスへ貼ることも避ける。相談に必要な契約箇所は、社内で認めた共有先へ渡す。要約にした場合も、機密の内容が残るなら取扱いの確認は省けない。
相談は「入力していいですか」より具体的にする
資料名だけを示して相談すると、判断する側も安全側の一般論しか返せない。次の内容を一枚にして渡す。
- 資料の提供者、受領日、受領目的、関連する契約・メール
- AIへ頼みたい作業と、その作業が受領目的にどう必要か
- 入力するページ・項目と、除外・加工できる部分
- 使用するサービス、契約プラン、保存・学習等への利用・再委託・削除の条件
- 出力の利用者、共有先、成果物への転記、利用終了時点
- 取引先へ追加確認する場合の窓口と質問
契約が見つからない、条項の意味が不明、サービス側の条件が確認できないなら、判断が出るまで原文の入力を保留する。作業そのものは、公開資料、取引先が公開した情報、自社で作った試験用の資料で手順を確かめられる。納期が迫っていても、契約担当の回答時点を確認し、手作業の要約や取引先への確認へ切り替える。
デジタル庁の契約チェックシート（生成AIシステム用）2.0版 も、インプット、インプットの処理成果、アウトプットなどを定義し、利用目的・条件や権利帰属を契約で扱う観点を示す。政府情報システムの調達向けで、民間企業への一律義務ではないが、相談時に「入力」だけでなく加工後の情報や出力まで示す参考になる。
不明な資料は入力前に止める。受領目的、入力範囲、サービス条件、出力の使い方を示して、判断できる担当へ渡す。
許可が出た後も、範囲と終了を守る
「利用可」という回答は、どの資料にも繰り返し使える包括許可とは限らない。判断記録に、対象資料、版、利用目的、入力する範囲、使用サービスと設定、出力の共有先、利用期限、確認者を残す。別案件への流用、別サービスへの変更、全ページへの拡大は、条件の変更として確認する。
入力時は、目的に不要な図面、価格、認証情報、個人情報、別案件の記述を外せるかを見る。出力には元資料の機密部分が再現されることがあるため、会議資料やメールへ転記する前に、共有先が契約範囲に入るか確認する。AIの会話リンクを個人の連絡手段で共有したり、出力を別のAIへ再入力したりすれば、最初の許可範囲を超える可能性がある。
終了時には、作業用の入力、添付、出力、ダウンロード、共有を確認する。取引先との約束や自社の記録管理に従い、返却・削除・保管を行う。事故や誤入力が起きたときの連絡先も、利用前に決めておく。
利用者は、取引先資料の確認窓口と保留条件を確かめ、利用記録を残す。用途や入力先を変えるときは、その窓口へ再確認する。これで、担当者が交代しても、過去の許可を目的外へ広げずに済む。
会社のAIの利用許可と、預かった資料を入力する許可を分ける
会社が許可したAIは、利用する道具としての入口を整える。しかし、取引先から預かった資料をその道具で扱えるかは、資料を受け取った目的と契約上の利用範囲へ戻らなければ決められない。
まず、手元の資料を受け取った目的と、AIに頼みたい作業を並べたい。契約やサービス条件で分からない点は、原文を入力する前に窓口へ渡す。回答が出たら、対象の版・用途・共有先と一緒に残し、自分が使う範囲をその許可から広げない。