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社内AIの答えを古くしない——資料の更新から回答の確認までつなぐ
資料を直したことと、適切な時点の回答へ反映されたことをどう区別するか。
人事の申請期限を変え、規程の正本も更新した。それなのに、社内AIは以前の期限を答える。資料の担当者は「公開済み」、システムの担当者は「取り込み済みのはず」、利用部門は「AIが答えたから現行ルール」と受け止める。誰か一人の注意不足というより、更新の完了をそれぞれ違う地点で判断している状態である。
資料の公開と、AIが新しい根拠を使って答えられる状態は、別々に確認する。
更新の完了を四つの時点に分ける
AIが参照する規程、FAQ、手順書を更新するときは、「更新済み」を一つの欄で管理しない。少なくとも四つの時点を分ける。
- 正本が承認され、公開日と適用開始日が決まった
- AIが使う資料群へ新しい版を取り込み、検索できる状態になった
- 変更箇所を問う代表質問で、新しい版を根拠に答えることを確認した
- 古い版が現行の根拠として使われないようにし、古い回答が残る場所を処理した
正本は、その時点の業務判断の基準とする資料である。版番号、承認日、適用開始日、所有者、旧版との関係を記録する。公開日と適用開始日が違うなら、AIがいつからどちらを答えるかも決める。将来の制度を聞かれたときは新しい版、現在の手続きを聞かれたときは現行版というように、単純な上書きでは扱えない場合があるためだ。
過去の申請や経過措置を調べるため、旧版の保存と検索が必要な場合もある。その場合は、適用期間を付け、現行の回答へ混ぜない仕組みにする。旧版を一律に削除するのではなく、何の問いに使ってよい版かを管理する。
四つの時点を一枚の更新票に並べ、各担当が日時と結果を記入する。「取り込み完了」を利用部門へ知らせるのは、代表質問の確認まで終わった後にする。先に資料だけ公開する必要があるときは、AIの回答が未反映である期間と、正本を直接確認する方法を同時に伝える。
資料の所有者から回答の確認者まで通知を渡す
資料を直す人とAIを運用する人が別なら、更新通知にはファイルだけでなく、何が変わり、どの質問へ影響するかを付ける。引き継ぎ先と確認内容は次のように分けられる。
- 資料の所有者：正本、版、適用日、変更箇所、廃止する旧版を確定する
- 取り込み担当：対象ファイル、検索用データ、処理結果、失敗した文書を記録する
- 業務の確認者：代表質問と期待する結論を用意し、回答と根拠を確認する
- 訂正の責任者：古い回答を受けた範囲を調べ、訂正と再共有を判断する
共有する文面は「規程を更新しました」だけで終えない。「適用日は10月1日。AIへの取り込み予定は9月25日。9月26日に人事が三つの質問で回答を確認する。それまでは規程本文を確認する」と書けば、利用者がどの状態かを判断できる。確認が終わったら、版、確認質問、結果、問い合わせ先を同じ共有先へ返す。
登録する本人が資料所有者と運用担当へ確かめたいのは、技術方式の細部だけではない。どの時点からAIの回答を業務の参考にしてよいか、確認が終わるまで何を正本として使うか、古い回答が見つかったとき誰が訂正するかである。
新しい答えと古い答えを両方試す
検索索引は、AIが資料の候補を探すための目録や検索用データである。処理が「完了」と表示されても、古いファイルが残る、変更箇所が検索されない、似た旧手順を拾うことがある。取り込み結果と回答結果を分けて確認する。
代表質問には、変更後の答えを求める質問だけでなく、旧版なら間違える質問を入れる。「申請期限はいつか」に加え、「以前の申請期限で提出できるか」「経過措置の対象は誰か」と尋ねる。回答文だけでなく、参照した資料名、版、該当箇所を見る。新しい版を検索できても、回答が古い期限を混ぜるなら反映完了とはしない。
国土交通省の生成AIによる河川砂防技術基準の活用とその留意点 は、参照資料や引用元の確認、技術基準改定時の情報更新などを扱い、検索を組み合わせても解釈の誤りが残り得ることを説明している。対象は河川砂防技術基準であり、人事規程やすべての社内検索AIに共通する義務を定めた資料ではない。ここでは、資料の取り込みと回答の妥当性を分けて確かめる参考にする。
反映確認の合格は「処理が終わった」ではなく、新版を使い、旧版を混ぜず、想定した質問へ答えられた状態である。
古い回答は資料・検索・生成に分けて直す
古い回答を見つけたら、すぐに資料を再登録して終えず、どこで古くなったかを分ける。正本自体が更新されていないのか。新しい正本はあるが取り込みに失敗したのか。新旧両方が検索され、古い版が選ばれたのか。新しい箇所を取得したのに、回答で無視したのか。この区別で修正先が変わる。
受付時には、質問、回答、表示された根拠、日時、利用部署、回答を使って進めた処理を残す。誤案内の可能性があれば、記録を運用担当へ渡す。停止権限を持つ担当が、該当分野の確定回答の一時停止と正本への案内への切替を判断する。同じ回答を受けた人や、その回答から作られた申請・資料を確かめる。修正後は同じ質問を再試験し、訂正日時、変更箇所、確認者、影響を受けた共有先へ再度知らせる。
原因が検索にあっても、訂正はシステム担当だけでは完結しない。業務の確認者が正しい結論を示し、訂正の責任者が利用者への連絡範囲を決める。この流れを一度試しておけば、更新時の連絡漏れも見つけやすい。
管理できる資料だけを確定回答に使う
すべての社内資料を同じ強さで答えさせる必要はない。正本と版が明確で、更新担当がいて、代表質問を用意でき、訂正先を追える資料から確定回答の対象にする。更新日が不明なメモ、所有者がいない古いFAQ、複数部門で結論が違う資料は、検索対象から外すか、参考情報として正本の確認を促す。
NISTのGenerative AI Profile（NIST AI 600-1） は、情報の取扱い、虚偽の出力、人とAIの役割、継続的な評価などを整理した2024年の文書である。公式ページの更新日と文書の発行年は区別して読む必要がある。日本の各社に特定の更新手順を義務付ける資料でも、検索方式だけで回答の正しさを保証する資料でもない。
運用開始時には、資料の所有者、AIの運用担当、利用部門で「四つの時点が記録された資料だけを確定回答へ使う」「確認前の更新は正本へ誘導する」「古い回答はこの窓口へ知らせる」と合意する。扱える資料が増えたら、対象を順に広げればよい。
鮮度を保てない資料は、AIが確定的に答える範囲から外す。
資料の更新だけで終えず、新旧それぞれの適用時点で回答を確かめる
次に自分が資料を登録・更新するときは、変更後と変更前の時点を尋ねる質問を一つずつ用意したい。回答と参照版を確かめ、適用条件が分からなければ資料の所有者へ聞く。取り込めたことだけで完了とせず、確認結果と残る問題を運用担当へ渡す。