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会社でAIを使いたい——誰に、何を聞いてから始めればいい？
会社でAIを使いたいとき、誰に何を伝え、どこまで確認してから始めるか。
社内向けの行事案内を書いていて、「この下書きをAIに手伝ってもらえたら」と思った。けれど、会社で使ってよいサービスはどれだろう。普段のアカウントでよいのか。資料を貼り付けてもよいのか。利用ルールを開いても、自分の仕事がどこに当てはまるか分からない。
その段階で相談して構いません。必要なのは、法律や技術の答えをそろえることではなく、自分が何をしたいかを、確認する人へ伝えることです。会社のルールを作る立場でなくても、使いたい一件から質問を始められます。
まず、使いたい仕事を四つに分けて伝える
「AIを使ってもいいですか」だけでは、相手も何を確認すべきか分かりません。製品名に加えて、次の四つを書いてみます。
- 仕事：何を終えるために使いたいか
- 情報：どんな文書・表・会話を入れたいか
- 結果：出てきたものを誰が見て、どこへ渡すか
- 操作：下書きだけか、送信や登録まで任せたいか
行事案内なら、「公開済みの開催概要から、社員向け案内の下書きを作りたい。日付と場所は自分が元資料で確かめ、送信は従来どおり人が行う。参加者名簿は入力しない」と書けます。
まだ決まっていない欄は空けて構いません。「使うサービスも含めて相談したい」と添えれば、会社で用意しているものがあるかも聞けます。説明のために実際の名簿や社内資料をAIへ入れる必要はありません。
最初の相談では、「AIを使いたい」を、仕事・情報・結果・操作の四つへ分けます。
相談先が分からなければ、利用ルールと窓口の場所を聞く
まず、社内ポータルや普段の業務案内に、AI利用、情報管理、サービス利用申請の窓口があるかを探します。見つからなければ、情報システムや管理部門など、会社の情報やアカウントを扱う窓口へ聞きます。専任担当がいない会社なら、所属長や普段の業務相談先へ「誰に確認すればよいですか」と尋ねるところからで十分です。
四つのメモを添えて、こう送れます。
「社内向け行事案内の下書きにAIを使いたいです。入力するのは公開済みの開催概要で、参加者の情報は入れません。送信は今の手順を残します。会社で使えるサービスとアカウント、この用途の確認先を教えてください」
最初に聞いた人がすべての答えを持っているとは限りません。情報の扱いは管理担当、案内の正しさは業務担当というように、質問先を分けてもらいます。サービス提供者に仕様を聞くことはできても、その回答だけで会社の利用許可が出るわけではありません。
「使ってよい」の答えは、サービス・情報・操作の範囲まで確かめる
「会社でも使えます」と聞くと、普段の資料を何でも入れたくなるかもしれません。しかし、社内向け下書きの利用と、顧客資料の入力や自動送信は、同じ確認ではありません。
返答を受け取ったら、次の点を自分のメモと合わせます。
- このサービスを、このアカウントで使ってよいか
- 入力してよい情報と、まだ確認が必要な情報は何か
- 下書き・転記・送信など、どの操作まで認められているか
- その条件は、どの用途や期間に対する回答か
「同僚が使っている」だけでは、自分の用途も同じ範囲かは分かりません。「学習されない設定」と聞いた場合も、保存や共有の条件は別に確かめます。三つの違いは、末尾の関連記事「会社の情報をAIに入れる前に——学習・保存・共有は何が違う？」で整理しています。
個人情報保護委員会が2023年に公表した生成AIサービスの利用に関する注意喚起 は、個人情報を入力する目的と必要な範囲、提供者での学習利用等を確認する論点を示しています。個人情報を入力すれば一律に違法という意味でも、学習を止めれば安全という意味でもありません。自分で法的な結論を出そうとせず、使う情報と目的を社内の確認担当へ渡します。
回答待ちの間も、いまの作業手順を整理したり、期待する下書きを紙に書いたりできます。ただし、未確認のサービスへ先に入力して試すことは別です。相談を進めることと、利用を始めることは分けて考えます。
下書きを使う前に、何と比べ、誰へ聞き直すかを決める
利用を認められたAIでも、出てきた案内が正しいとは限りません。行事案内なら、日付、場所、対象者、申込方法を元資料と比べます。読みやすい文章でも、開催概要にない条件が足されていれば、そのまま使えません。
自分が業務の内容を確かめられるなら、いつもの確認方法を使います。判断できない箇所は、「この参加条件は元資料にありません。案内に入れてよいですか」と、その仕事の担当者へ聞きます。確認できる人がいなければ、結果を使わず従来の手順へ戻す方法もあります。
NISTのGenerative AI Profile は、誤った出力、情報の扱い、人とAIの役割、第三者への依存などを整理したリスク管理の参考資料です。日本企業へ一律の法的義務を課したり、個別の出力を保証したりする資料ではありません。ここでは、サービスを使う許可と、結果を仕事に使う判断を分ける参考にしています。
「人が確認する」と書くだけでなく、何と比べ、分からないときに誰へ戻すかを先に決めておくと、実際の下書きを前に迷う場所が減ります。
試した結果と、次に広げたいことを分けて相談する
認められた範囲で試した後は、便利だったかどうかだけでなく、自分が直したところも短く残します。たとえば「下書きは作れたが、対象者の条件を一か所削除した。元資料との照合は必要だった」と書けば、次に使うときの注意が分かります。
次は社内資料も入れたい、同僚と会話を共有したい、送信まで任せたい。その場合は、前の相談から何が変わるかを示します。
「前回は公開済み情報からの下書きでした。今度は社内の参加者情報も扱いたいのですが、入力できる範囲と追加の確認先を教えてください」
同じ使い方でも毎回申請が必要だ、という話ではありません。既存ルールで使える範囲ならそれに従い、サービス、情報、操作を変えるときは、前の回答で足りるかを確認します。確認した日、回答した窓口、使える条件を残しておけば、聞き直す違いを説明できます。
最初の一歩は、使いたい一件を質問にすること
規程をすべて理解するまで待たなくて構いません。自分が使いたい一件について、「何を入れたいか」「何を作りたいか」「結果をどう使うか」を、分かる範囲で書いてください。
空欄には「ここを確認したい」と添え、社内の窓口へ渡します。会社のルールを決めるのは一人の利用者の仕事ではありません。でも、自分の仕事を具体的に伝えることは、あなたから始められます。